RECRQL – INTEGRITETSPOLICY

1.1 Den här integritetspolicyn gäller, om inget annat avtalats skriftligt, för all behandling av personuppgifter som Hjelmberg Sustainable Solutions AB, org.nr 559295-5073 ("HSS"), utför.

1.2 Begrepp i policyn, till exempel "personuppgiftsansvarig", "registrerad", "personuppgift", "behandling", "personuppgiftsbiträde", "standardavtalsklausuler" och "tillsynsmyndighet", har den betydelse de har i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 ("GDPR"), om inte sammanhanget tydligt kräver en annan tolkning.

1.3 Policyn säkerställer att HSS behandlar personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

1.4 Nedan beskrivs hur HSS behandlar personuppgifter, vilka rättigheter du som registrerad har och hur du kontaktar HSS för att använda dem.

3.1 Det huvudsakliga ändamålet med HSS behandling av personuppgifter är att HSS ska kunna erbjuda sina tjänster fullt ut, informera om tjänsterna och marknadsföra dem. HSS kan också behandla personuppgifter på grund av en rättslig förpliktelse (till exempel när HSS måste spara uppgifter enligt bokföringsregler) eller för att försvara sig mot rättsliga anspråk.

3.2 Insamling och behandling av personuppgifter för att tillhandahålla, marknadsföra eller informera om HSS tjänster sker med stöd av den registrerades samtycke, ett avtal mellan den registrerade och HSS (eller HSS uppdragsgivare i förekommande fall) eller en rättslig förpliktelse för HSS (eller HSS uppdragsgivare i förekommande fall). Undantag görs när ett samtycke i förväg inte är praktiskt möjligt, när behandlingen är tillåten enligt lag och när HSS har ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna (till exempel för marknadsföring, uppföljning av tjänsterna eller för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk) efter en så kallad intresseavvägning.

3.3 Insamling och behandling av personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser eller försvara HSS mot rättsliga anspråk sker med stöd av den rättsliga förpliktelsen eller en intresseavvägning.

3.4 HSS behandlar inte känsliga personuppgifter om den registrerade utan den registrerades uttryckliga samtycke (till HSS eller till HSS uppdragsgivare i förekommande fall).

4.1 HSS delar inte personuppgifter med tredje part på annat sätt än vad som följer av den här policyn, om inte den registrerade har samtyckt i förväg, HSS är skyldigt att göra det enligt gällande regler, eller uppgifterna delas i ett pågående rättsligt, administrativt eller indrivningsärende där både den registrerade och HSS är parter.

4.2 HSS kan använda underleverantörer för behandling av personuppgifter (så kallade personuppgiftsbiträden). HSS kan också behöva använda underleverantörers tjänster för att lagra personuppgifter. HSS begränsar alltid sådana underleverantörers tillgång till personuppgifter till vad som krävs för att HSS ska kunna uppnå ändamålet med behandlingen.

4.3 HSS kräver att alla underleverantörer (i) skyddar personuppgifter enligt den här policyn och (ii) inte använder eller lämnar ut personuppgifter för något annat ändamål än att leverera de avtalade tjänsterna till HSS.

5.1 Alla personuppgifter som HSS lagrar finns lokalt hos HSS eller på en extern server hos HSS personuppgiftsbiträde inom EU/EES.

5.2 Personuppgifter sparas inte längre än vad som behövs för ändamålet med behandlingen, med hänsyn till HSS rättsliga förpliktelser enligt bland annat bokföringsregler.

5.3 HSS raderar regelbundet personuppgifter som inte längre behövs för ändamålet med behandlingen, enligt de regler som gäller vid varje tidpunkt.

7.1 Den registrerade har rätt att när som helst och kostnadsfritt begära och få information om vilka personuppgifter om honom eller henne som HSS behandlar (ett så kallat registerutdrag).

7.2 Den som vill veta om HSS behandlar personuppgifter om honom eller henne kan skicka en skriftlig begäran till HSS enligt punkt 16 nedan. I begäran ska den registrerade ange vilken information han eller hon är intresserad av (om inte begäran gäller alla personuppgifter som behandlas). Då kan HSS lämna information som är relevant.

7.3 Om en registrerad upprepade gånger begär registerutdrag kan HSS ta ut en avgift eller, i vissa fall och enligt lag, avslå begäran.

7.4 Registerutdraget skickas till den registrerade inom 30 dagar från att HSS tog emot begäran. Om utdraget är omfattande och HSS behöver mer tid, eller om HSS av någon anledning inte kan tillmötesgå begäran, meddelar HSS den registrerade det utan onödigt dröjsmål.

8.1 För att uppfylla skyldigheten att alltid ha korrekta och relevanta personuppgifter arbetar HSS systematiskt med sina register och uppdaterar personuppgifter när det behövs.

8.2 Om en registrerad upptäcker att de personuppgifter HSS behandlar är felaktiga, eller att HSS saknar viktiga personuppgifter, har den registrerade rätt att få uppgifterna rättade.

8.3 Enkla rättelser gör HSS normalt utan vidare prövning, men i vissa fall kan HSS behöva pröva begäran. HSS godkänner inte begäran om den är omöjlig att uppfylla eller kräver en orimlig arbetsinsats.

8.4 Om personuppgifter ändras på den registrerades begäran informerar HSS de underleverantörer och partners som behandlar uppgifterna om ändringen. På skriftlig begäran informerar HSS också den registrerade om vilka som fått rättelsen.

9.1 En registrerad har rätt att begära att HSS raderar personuppgifter när:

• de inte längre behövs för de ändamål som de samlades in och behandlas för;
• HSS behandlar uppgifterna med stöd av samtycke och den registrerade återkallar samtycket;
• HSS behandlar uppgifterna för direktmarknadsföring och den registrerade motsätter sig fortsatt behandling för det ändamålet;
• HSS behandlar uppgifterna med stöd av en intresseavvägning och det inte finns berättigade intressen som väger tyngre än den registrerades;
• HSS inte behandlar uppgifterna enligt gällande regler;
• uppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse; eller
• det finns någon annan relevant rättslig grund för begäran om radering.

9.2 HSS har rätt att avstå från radering om HSS behöver behålla uppgifterna för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att kunna göra gällande rättsliga anspråk mot en registrerad eller för att försvara sig mot rättsliga anspråk från en registrerad.

9.3 När HSS tar emot en begäran om radering bedömer HSS om det finns skäl att radera uppgifterna, och informerar sedan den registrerade om bedömningen. Om uppgifterna raderas instruerar HSS också leverantörer och tredjepartspartners som fått uppgifterna att radera dem.

10.1 En registrerad har rätt att begära att HSS begränsar behandlingen av personuppgifter när:

• den registrerade har bestridit att uppgifterna är korrekta, under den tid HSS kontrollerar om de stämmer;
• behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig radering och i stället begär att behandlingen begränsas;
• HSS inte längre behöver uppgifterna för ändamålet med behandlingen, men den registrerade behöver dem för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk; eller
• den registrerade har invänt mot behandlingen enligt punkt 12 nedan, i väntan på besked om huruvida HSS intressen väger tyngre än den registrerades.

10.2 Begränsning innebär att uppgifterna markeras så att de i framtiden bara får behandlas för vissa avgränsade ändamål.

11.1 Personuppgifter sparas inte längre än vad som behövs för ändamålet med behandlingen, och HSS raderar i övrigt personuppgifter på det sätt som följer av gällande regler.

11.2 Om en registrerad begär radering raderar eller avidentifierar HSS uppgifterna senast 30 dagar efter att begäran togs emot, förutsatt att uppgifterna inte måste sparas för att HSS ska uppfylla sina rättsliga förpliktelser eller kunna göra gällande rättsliga anspråk.

12.1 En registrerad har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som HSS utför med stöd av en så kallad intresseavvägning.

12.2 Den som vill invända mot behandlingen ska skriftligt ange vilken behandling invändningen gäller.

12.3 Vid en invändning får HSS bara fortsätta behandla uppgifterna om HSS kan visa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen.

12.4 Om personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har den registrerade alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen.

13.1 Den som har lämnat sina personuppgifter till HSS kan i vissa fall ha rätt att få ut dem för att till exempel flytta dem till ett annat företag.

13.2 För att rätten till dataportabilitet ska gälla måste begäran avse personuppgifter som den registrerade själv har lämnat till HSS och som HSS behandlar med stöd av samtycke eller för att uppfylla ett avtal med den registrerade.

13.3 Rätten till dataportabilitet gäller inte när HSS behandling grundas på en intresseavvägning eller en rättslig förpliktelse, och inte heller när dataportabilitet är tekniskt svårt att genomföra.

14.1 En registrerad har rätt att klaga på HSS behandling av personuppgifter.

14.2 HSS ber den som vill klaga att i första hand kontakta HSS, så att HSS kan hantera klagomålet och hjälpa den registrerade på bästa sätt.

14.3 Oavsett det ovanstående har en registrerad alltid rätt att lämna sitt klagomål direkt till behörig dataskyddsmyndighet.

15.1 HSS åtar sig att vidta alla lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs enligt gällande regler, för att uppnå en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till riskerna med behandlingen och för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust, ändring och obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till uppgifterna.

15.2 På skriftlig begäran informerar HSS den registrerade om vilka säkerhetsåtgärder som vidtagits för hans eller hennes personuppgifter.

16.1 Den som vill använda sina rättigheter enligt den här policyn skickar en skriftlig begäran till HSS via e-post till [email protected].

16.2 Frågor om policyn eller om HSS behandling av personuppgifter skickas till HSS via e-post till [email protected].